officemanagement
Als officemanager ben ik hét aanspreekpunt en dé schakel tussen je klanten en alle lagen in de organisatie. Als een spin in het web organiseer en coördineer ik zaken en vervul ik een brugfunctie intern en extern. Ik analyseer de interne (units, teams, communicatie) en de externe (markt, klanten, concurrentie) omgeving van een bedrijf. Doordat ik zicht heb op alle processen en de ondersteunende systemen, fungeer ik als een praktische rechterhand van het algemeen management. Voor meer details, zie mijn achtergrond.
De rol van officemanagement verandert voortdurend. Dit vraagt om officemanagers die proactief projecten oppakken en organiseren. Bij Rijkswaterstaat heb ik jarenlang ervaring opgedaan in een breed palet aan taken die bij deze functie horen. Als officemanager zorg ik ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden binnen het bedrijf goed georganiseerd zijn, beheer ik de informatiestromen en (digitale) systemen voor documentenbeheer.
Brede expertise
Vanzelfsprekend ben ik uitstekend op de hoogte van de bedrijfseconomische en juridische processen binnen een bedrijf. Daarnaast ben ik thuis in personeelszaken en het afsluiten en nakomen van contracten. Denk verder aan het organiseren van bedrijfsevents, van concept tot financiën en van logistiek tot promotie. De functie van coördinator van projecten en evenementen vervul ik voor (middel)grote en MKB-bedrijven.
lopend project (volgt)
Als officemanager/projectsecretaris neem ik deel aan het managementteam en ben ik vraagbaak voor het gehele projectteam. Mijn werkzaamheden bestaan uit:
- afspraken beleggen intern-extern
- beheer mailbox(en), archivering, verspreiding en bewaking
- agendabeheer managementteam
- notuleren
- bewaken van de integraliteit en aanmaken en completeren diverse dossiers
- aansturen projectteamleden
- organisatie evenementen tot 150 personen
- begeleiding workshops
- borgen en verankeren besluiten binnen het projectteam
- verbindende factor
- coaching van collega’s
- presentaties opstellen en uitvoeren
Sinds 2014 ben ik tevens werkzaam als auditor tijdens SCB-procestoetsen. Deze toetsen bereid ik voor samen met de lead auditor. Mijn werkzaamheden bestaan uit:
- Afstemmen scope, inhoud en diepgang van de toetsen met lead auditor
- Inplannen en aanmaken van (her)toetsen in het informatiesysteem (Relatics)
- Geplande toetsen tijdig met opdrachtnemer operationeel afstemmen
- Informeren van de toetsers
- Bijwonen van de uit te voeren SCB-toetsen
- Verslagleggen van de toetsen conform RWS-standaard (Rijkswaterstaat)
- Aanleveren definitief toetsverslag en terugkoppelen naar contractmanager
Procestoetsen heb ik uitgevoerd voor Nieuwe Keersluis Limmel, Uitbreiding Sluis Eefde en Adviesbureau Wagemaker.
